На бумаге аутсорсинг финансов и бухгалтерского учета и штатная команда дают одинаковый результат. Баланс закрывается ежемесячно, ваш финансовый директор получает отчеты, поставщики получают оплату. Разница заключается в том, кто несет ответственность за процесс, когда что-то идет не так: пропущенная сверка, выявленный аудитором пробел в контроле или нехватка персонала в напряженный квартал. Для американской компании среднего бизнеса, выходящей на рынок Малайзии, этот вопрос об ответственности задается слишком поздно, когда финансовая функция уже работает и компания обнаруживает, что ее штатная команда способна выдержать, а что нет. В этой статье подробно рассматривается, что меняется в операционном плане, когда аутсорсинг заменяет или дополняет собственную команду, как собственная модель предоставления услуг SummitNext меняет этот баланс и как взвесить все за и против до того, как бухгалтерские книги вашего малайзийского юридического лица будут запущены в работу.
Что относится к аутсорсингу финансов и бухгалтерского учета?
Аутсорсинг финансов и бухгалтерского учета охватывает транзакционную и отчетную работу, лежащую в основе финансовой отчетности компании: кредиторскую и дебиторскую задолженность, бухгалтерские проводки, связанные с начислением заработной платы, закрытие месяца и года, подготовку финансовой отчетности и сверку данных, которые в конечном итоге будут проверяться в ходе аудита. SummitNext полное руководство по аутсорсингу бизнес-процессов рассматривает финансы как одну из нескольких вертикалей BPO. Этот материал намеренно сфокусирован на более узкой теме: выбор между собственным штатом и аутсорсингом для этой конкретной функции. При расширении деятельности в Малайзию руководство редко передает на аутсорсинг все сразу. Обработка и выверка кредиторской и дебиторской задолженности обычно передаются первыми. Функции контроллинга и стратегической отчетности остаются внутри компании до тех пор, пока местная команда не зарекомендует себя. Решение о том, какие функции передавать в первую очередь, заслуживает большего внимания, чем ему уделяет большинство компаний.
Что меняется в первую очередь при переходе от внутреннего учета к аутсорсингу финансов?
Подбор персонала — это первое, что меняется. Найм штатного специалиста по финансам в Малайзии занимает недели, а одно увольнение может оставить обработку счетов без внимания на весь расчетный цикл. Команда заменяет эту единственную уязвимость после передачи функции на аутсорсинг, поэтому болезнь, текучка кадров или напряженный квартал перестают быть кризисом. Ритм отчетности тоже меняется. Ауутсорсинговые договоренности обычно строятся по фиксированному ежемесячному календарю с конкретными результатами, а не в том темпе, который поддерживает внутренний сотрудник. Ответственность при этом никуда не исчезает. Ваш финансовый директор по-прежнему отвечает за цифры, которые видит совет директоров или инвестор, а команда на аутсорсинге формирует их, ничего не подписывая от имени вашей компании. Большинство покупателей недооценивают важность этой грани, пока сами с этим не столкнутся.
Внутренний финансовый отдел против аутсорсинга в Малайзии: откуда берется разница в затратах?
В большинстве случаев функции финансового отдела на аутсорсинге обходятся дешевле аналогичной штатной команды, но размер этой разницы меняется в зависимости от того, сколько функций вы передаете и какого уровня квалификации специалистов. Компания SummitNext задокументировала эксплуатационные расходы снижены на 40-60 процентов на аутсорсинговых проектах в Малайзии, что обусловлено более низкими местными затратами на зарплату, общей инфраструктурой, а также меньшими расходами на социальные льготы и выходные пособия по сравнению с прямым наймом. Собственный финансовый отдел также влечет за собой расходы, которых аутсорсинг позволяет избежать полностью: плату за подбор персонала, время на обучение до того, как новый сотрудник начнет приносить пользу, а также накладные расходы на лицензии на программное обеспечение и офисные помещения для команды, которая может быть нужна только часть месячной рабочей нагрузки. Ничто из этого не делает аутсорсинг автоматически более дешевым для каждой компании. Средней американской компании с уже сформированной внутренней финансовой службой может показаться, что аутсорсинг лишь некоторых функций, а не всех, приносит большую отдачу, особенно если функция внутреннего контроллера уже эффективна и региональная поддержка требуется только для транзакционной обработки.
Получите индивидуальное предложение от SummitNext, чтобы узнать стоимость аутсорсинга финансов и бухгалтерского учета для вашего конкретного объема транзакций в Малайзии.
Кто сохраняет контроль при выводе функций финансов и бухгалтерского учета за рубеж?
Вы делаете, если взаимодействие структурировано правильно. SummitNext увеличение численности персонала модель позволяет привлеченному финансовому персоналу работать из вашего собственного офиса в Малайзии, а не в удаленном колл-центре, поэтому повседневное руководство, определение приоритетов и доступ к вашим системам остаются именно там, где они были до передачи функции. Это отличается от модели поставки исключительно на удаленной основе, к которой по умолчанию склоняется большинство BPO-провайдеров, когда аутсорсинговая команда работает полностью вне офиса с ограниченным пониманием того, как клиент ведет повседневную операционную деятельность. При такой структуре взаимодействия также нет требований к минимальной численности персонала: один специалист по кредиторской задолженности может работать на вашей территории в рамках модели SummitNext точно так же, как и полноценный финансовый отдел. Контроль не требует сохранения каждой функции внутри компании. Он требует выбора модели предоставления услуг, которая позволяет вам продолжать руководить работой.
Каковы риски, связанные с аутсорсингом функций финансов и бухгалтерского учета?
Утечка данных — это риск, который большинство покупателей называют в первую очередь, и его стоит опасаться. Финансовые отчеты содержат банковские реквизиты, условия работы с поставщиками и иногда платежные данные клиентов, к которым у непроверенного поставщика не должно быть доступа. SummitNext безопасность, надежность и соблюдение требований практики и его Соответствие требованиям по стандарту ISO созданы именно для таких случаев, применяя контроль доступа на основе ролей и разделение данных к финансовым записям точно так же, как они применяются к регулируемым клиентским данным. Существует и второй, более незаметный риск. Внешняя команда, которая редко общается с вашим внутренним финансовым руководителем, начинает принимать самостоятельные решения в ситуациях, которые контролер обычно бы отследил. Спросите любого поставщика услуг, как часто их команда передает на эскалацию сомнительную транзакцию вместо того, чтобы угадывать ее суть, и потребуйте назвать имя человека на вашей стороне, до которого доходит эта эскалация.
Собственный штат или аутсорсинг: что лучше подходит для вашей экспансии в Малайзию?
Начинайте с объема, а не с предпочтений. Малайзийское юридическое лицо, обрабатывающее несколько сотен транзакций в месяц, редко оправдывает найм штатного специалиста по финансам, и при таком объеме аутсорсинг побеждает по умолчанию. При превышении этого объема расчет смещается в сторону характера выполняемой работы: транзакционная обработка легко передается на аутсорсинг, в то время как стратегическая отчетность, тесно связанная с процессом консолидации вашей материнской компании в США, в большинстве случаев дольше остается внутренней. SummitNext собственный отдел против отданного на аутсорсинг BPO инструментарий разбивает это по отдельным функциям, а не рассматривает финансы как единую систему по принципу «все или ничего». Это соответствует тому, как большинство компаний поступают на практике: используют гибридный подход, при котором часть функций передается на аутсоурсинг, а часть остается внутри компании, и этот вопрос пересматривается по мере роста малайзийского юридического лица.
Перед подписанием: что должен показать вам партнер по аутсорсингу финансово-бухгалтерских услуг
Начните с запроса типового календаря закрытия месяца. Если провайдер не может предоставить конкретные сроки, поименованные результаты работы и схему эскалации для просроченных задач, он еще не готов вести вашу бухгалтерию. Затем спросите, кто проверяет переданную на аутсорсинг работу до того, как она попадет к вашему финансовому директору, а после уточните, по чьему графику проводится эта проверка — вашему или их. Спросите, что произойдет с проектом, если объем ваших транзакций утроится за квартал, поскольку именно тогда хрупкая схема аутсорсинга обычно дает сбой. Спросите также, как разрешаются споры по поводу той или иной проводки: документированная процедура эскалации с указанием ответственных лиц с обеих сторон значит гораздо больше, чем дружеские отношения с вашим менеджером по работе с клиентами, когда в учете обнаруживается реальное расхождение.
Реальные результаты аутсорсинга от компаний, уже использующих такой подход к финансовым и бухгалтерским функциям, стоит изучить до того, как вы отберете кандидатов: см. Примеры использования SummitNext для примеров того, как модель доставки и стоимости реализуется для других клиентов.
Часто задаваемые вопросы
Что именно относится к аутсорсингу финансов и бухгалтерского учета? Обработка счетов к оплате и к получению, проводки по главной книге, закрытие месяца и года, составление финансовой отчетности и сверка данных, которые проверяются в ходе аудита. Провайдеры услуг сначала структурируют проекты узко, часто начиная с транзакционной обработки, прежде чем брать на себя функции контроллера или стратегическую отчетность, связанную с процессом консолидации материнской компании.
Дешевле ли аутсорсинг финансов и бухгалтерского учета, чем наем штатных сотрудников в Малайзии? В большинстве случаев, хотя и не автоматически. SummitNext задокументировала операционную экономию в размере от 40 до 60 процентов в рамках аутсорсинговых проектов в Малайзии в целом, за счет более низких местных затрат на оплату труда и общей инфраструктуры. Точная разница зависит от того, сколько функций передается и на каком уровне старшинства, поэтому честный ответ заключается в том, чтобы смоделировать ваш конкретный объем транзакций.
Кто проверяет переданную на аутсорсинг финансовую работу до того, как она попадет к нашему финансовому директору? Это зависит от того, как организовано взаимодействие, и это вполне уместно напрямую уточнить у провайдера перед подписанием. В SummitNext команды внешнего финансового учета направляют сверки и отчеты на внутреннюю проверку перед отправкой и предоставляют персональных контактных лиц, с которыми ваш финансовый руководитель может связаться напрямую, в общую почту.
Могут ли привлеченные сторонние специалисты по финансам работать из нашего собственного офиса в Малайзии? Да. Модель кадрового усиления компании SummitNext размещает аутсорсинговый финансовый персонал непосредственно в вашем офисе, а не в удаленном колл-центре, поэтому повседневное руководство и доступ к системам остаются у вашей команды. Это отличается от моделей оказания услуг, при которых аутсорсинговый персонал работает полностью удаленно с ограниченной прозрачностью повседневных операций.
Существует ли минимальный объем транзакций или численность персонала для аутсорсинга финансово-бухгалтерского учета? Нет. SummitNext не предъявляет требований к минимальной численности персонала, поэтому одного аналитика по кредиторской задолженности можно вывести на аутсорсинг в рамках той же модели на территории заказчика, что и полноценный финансовый отдел. Небольшие малайзийские компании начинают с одной или двух функций, таких как обработка кредиторской задолженности, прежде чем расширять масштаб по мере роста объема транзакций.
Что произойдет, если объем наших транзакций быстро вырастет после передачи на аутсорсинг? Хорошо структурированное сотрудничество масштабируется вместе с вами, но об этом стоит спросить до подписания договора, а не после всплеска объемов. Небольшой договор на аутсорсинг, рассчитанный на малое количество транзакций, может не выдержать утроенной рабочей нагрузки, поэтому прямо спросите любого провайдера, как меняется штат сотрудников при росте объемов и как выглядит процесс перехода.
Заключение
Аутсорсинг финансов и бухгалтерского учета при выходе на рынок Малайзии — это не разовое решение. Это комплекс решений, принимаемых для каждой функции отдельно и пересматриваемых по мере роста вашей компании. Неизменным остается одно — ответственность: ваш финансовый директор подписывает отчетность независимо от того, кто ее обрабатывает. При этом модель оказания услуг по-прежнему определяет уровень вашего ежедневного контроля, а сотрудники, работающие в вашем собственном офисе, поддаются управлению гораздо проще, чем персонал, привлеченный по традиционной удаленной схеме. Обязательно зафиксируйте в письменном виде порядок эскалации проблем, процесс проверки и структуру расходов до подписания договора с любым поставщиком услуг. Записаться на консультацию в SummitNext обсудить, как будет выглядеть аутсорсинг финансов и бухгалтерского учета для вашей конкретной компании в Малайзии.
Русский 
English 
繁體中文