Услуги по оформлению и выплате заработной платы через Employer of Record: что покупают американские компании при найме сотрудников в Малайзии

Ежемесячный расчет заработной платы лишь поверхностно отражает суть услуг номинального держателя штата (Employer of Record). Как только SummitNext берет на себя статус юридического работодателя для вашего сотрудника в Малайзии, за этим расчетом выстраивается целая цепочка более долгих процедур отчетности: регистрация в фондах EPF и SOCSO, регистрация в системе EIS, получение номера работодателя LHDN, ежемесячные обязательные отчисления и годовые налоговые декларации — и каждая из них подается от имени работодателя, которым вы не являетесь. Большинство справочных материалов по EOR ограничиваются кратким списком: зарплата, налоги, льготы, соблюдение нормативных требований. Американскому заказчику, привыкшему самостоятельно администрировать зарплатные ведомости у себя дома, требуется большая конкретизация, чем может дать этот список. Вам необходимо знать, какие именно отчетные формы SummitNext оформляет от начала и до конца, а для каких требуются данные, которые можете предоставить только вы. Не менее важно понимать, где заканчивается зона ответственности вашей HR-команды и начинается зона ответственности SummitNext. Эта граница и представляет собой истинный продукт услуг по найму персонала через EOR в Малайзии, и в данной статье мы подробно разберем ее, документ за документом, чтобы вы точно знали, за что именно вы платите.

Что входит в услуги по расчету заработной платы через Employer of Record (EOR)?

Процесс расчета заработной платы SummitNext в рамках EOR выполняет расчет выплат, удерживает и перечисляет обязательные взносы, оформляет документы со стороны работодателя, требуемые для этих взносов, и хранит записи, которые могут потребоваться при аудиторе. Четыре задачи, одна цепочка документооборота. SummitNext сервис работодателя-рекордсмена Hub перечисляет расчет заработной платы, удержание налогов, обязательные отчисления и администрирование льгот в качестве основных компонентов. Каждая позиция там скрывает гораздо больше бумажной работы, чем кажется на первый взгляд. Чего этот список не показывает, так это бумажной работы за каждой строчкой. Взносы в EPF влекут за собой ежемесячную подачу формы Borang A. Взносы в SOCSO и EIS проводятся через отдельную ежемесячную отчетность. Удержание подоходного налога PCB требует самостоятельного перечисления средств в LHDN по фиксированному графику. В каждом из этих документов указаны имя вашего сотрудника и регистрационный номер работодателя SummitNext, а не ваш.

Как EOR регистрирует нового сотрудника в EPF и SOCSO в Малайзии?

Регистрация начинается до первой выплаты заработной платы, а не после нее. SummitNext регистрирует нового сотрудника под собственным работодательским счетом EPF и кодом работодателя SOCSO в течение нескольких дней с даты начала работы, используя идентификационные данные сотрудника и информацию о зарплате, предоставленную вами на этапе предложения. Сотрудник также одновременно регистрируется в EIS, поскольку регистрация в EIS осуществляется в рамках регистрации SOCSO, а не посредством отдельного процесса. Ничего из этого не требует наличия у вас собственного малайзийского номера работодателя. Если бы вы попытались сделать это без EOR, открытие работодательских счетов EPF и SOCSO из-за пределов Малайзии, без местного юридического лица — это то, что большинство государственных органов вообще не станет оформлять.

Кто регистрируется в качестве работодателя в LHDN — SummitNext или Клиент?

SummitNext регистрируется в качестве работодателя в LHDN, а не клиент. Это различие лежит в основе Разделение ответственности между HR и операционным управлением которая проходит через все проекты EOR: SummitNext поддерживает официальные отношения и отношения по начислению заработной платы с властями Малайзии, в то время как вы сохраняете непосредственное руководство повседневной работой сотрудника. LHDN выдает регистрационный номер работодателя, привязанный к SummitNext. Каждое удержание PCB, каждая форма EA и каждая годовая сверка подаются под этим номером. Вы никогда не открываете налоговое дело в Малайзии. Ваша HR-система отражает найм; правительство Малайзии видит SummitNext.

Что компания SummitNext подает каждый месяц и что никогда не попадает к вам на стол?

Три регулярных отчета подаются ежемесячно без вашего участия: форма EPF Borang A для пенсионных отчислений, объединенная декларация SOCSO и EIS для социального обеспечения и страхования на случай потери работы, а также перечисление PCB в LHDN в счет подоходного налога, удержанного из зарплаты за этот месяц. SummitNext рассчитывает каждую сумму, подает каждую форму и производит оплату в каждый государственный орган в установленный законом срок. Вместо этого вы получаете расчетный листок (пейслип) и, по итогам года, форму EA, в которой суммируются все доходы и вычеты сотрудника за год для подачи его собственной налоговой декларации. Что касается фактических ставок взносов и структуры расходов, стоящих за этими отчетами, Страница стоимости SummitNext содержит текущие показатели по странам; в этой статье речь идет о том, что подается, а не о том, сколько это стоит.

Чем зарплатная ведомость EOR отличается от независимого аутсорсинга расчета заработной платы?

Документы выглядят похожими. Официальный работодатель — нет. Под автономный аутсорсинг расчета заработной платы в Малайзии, ваша собственная организация остается зарегистрированной в EPF, SOCSO и LHDN, а вендор обрабатывает эти номера от вашего имени. При работе с EOR все эти регистрации оформлены на SummitNext, поскольку SummitNext является юридическим работодателем по закону. Эта разница имеет наибольшее значение для компании, у которой вообще нет малайзийского юридического лица: аутсорсинг расчета заработной платы предполагает, что у вас уже есть регистрации для передачи на аутсорсинг, в то время как EOR создает их и оформляет на себя с первого дня. Компания, взвешивающая открытие юридического лица против EOR, должна рассматривать это как решающий фактор, а не ежемесячную плату за обслуживание.

Какие преимущества администрирование зарплаты через Employer of Record предоставляет помимо обязательных взносов?

Обязательные взносы — это нижний предел, а не потолок. Большинство сотрудников при найме в Малайзии также получают контрактные льготы: групповое медицинское страхование, учет ежегодных отпусков и больничных, а иногда и систему надбавок поверх базового оклада. SummitNext управляет ими наряду с обязательной отчетностью, поэтому балансы отпусков, оформление страховки и любые выплаты пособий проходят в рамках того же ежемесячного цикла, что и EPF и SOCSO, а не в отдельной системе, которую вашей команде приходится сверять вручную. Это важно для покупателя из США, поскольку внутренний расчет заработной платы редко объединяет администрирование льгот столь тесно. Пропущенное начисление отпуска не отразится в государственной отчетности. Оно быстро проявится у сотрудника, как правило, в течение одного платежного цикла. Задайте потенциальному провайдеру один прямой вопрос: осуществляется ли администрирование льгот через ту же систему расчета заработной платы, что и обязательная отчетность, или оно находится в рамках отдельного процесса, который может незаметно рассинхронизироваться?

Каковы риски просрочки или невыдачи обязательной отчетности (статутного файла) в Малайзии?

Поздняя подача деклараций EPF, SOCSO или PCB влечет за собой штрафы и пени, взыскиваемые с зарегистрированного работодателя, а повторные нарушения вызывают более пристальное внимание при будущих проверках. При использовании EOR этот риск берет на себя SummitNext, поскольку именно на имя SummitNext оформлены регистрации, к которым будут применяться штрафы. При наличии собственной юридической структуры или провайдера только расчет заработной платы этот риск остается на вашей стороне. В этом также заключается более широкое преимущество SummitNext безопасность, надежность и соблюдение требований практики вступают в силу. Точность подачи предусмотренной законом отчетности — это лишь часть более широкой дисциплины комплаенса, которая также охватывает обработку данных и ведение учета по каждой личной карточке сотрудника в базе. Спросите любого провайдера услуг EOR, как они отслеживают сроки подачи документов и что происходит внутри компании, когда возникает риск их срыва.

Получите индивидуальное предложение от SummitNext, чтобы узнать, как эта структура подачи документов применяется к вашему конкретному плану найма и численности персонала.

Что спросить у провайдера EOR об управлении заработной платой перед подписанием договора?

Спросите, кто подписывает уставные регистрационные документы и будете ли вы когда-либо видеть документ перед его подачей. Спросите, как выглядит процесс эскалации, если существует риск срыва дедлайна. Спросите, требует ли провайдер минимальной численности персонала для начала сотрудничества. У SummitNext таких требований нет; наем одного сотрудника в Малайзии предполагает такую же структуру подачи отчетности, как и расширение штата до пятидесяти человек. Также запросите образец того, что вы будете получать ежемесячно. Расчетный листок и периодическая сводка по соблюдению требований (комплаенс) — это норма. К провайдеру, который не может четко описать собственный календарь подачи отчетности, следует относиться с осторожностью.

Стоит ознакомиться с реальными результатами аутсорсинга от компаний, которые уже используют такой подход к расчету зарплаты, прежде чем составлять шорт-лист провайдеров: см. Примеры использования SummitNext для примеров того, как модель подачи отчетности и соблюдения требований работает у других клиентов.

Часто задаваемые вопросы

Что именно берет на себя EOR (аутстаффер) при предоставлении услуг по расчету заработной платы? Расчет заработной платы, обязательные удержания, ежемесячная отчетность по этим удержаниям (EPF, SOCSO, EIS, PCB) и ведение учета, необходимого для аудита. SummitNext осуществляет каждую подачу отчетности под собственной регистрацией работодателя, поэтому вам никогда не потребуется открывать малайзийский законодательный счет или подавать документы напрямую в EPF, SOCSO или LHDN.

Потребуется ли мне собственная регистрация в EPF или SOCSO для найма через EOR в Малайзии? Нет. SummitNext регистрирует сотрудника на свои собственные учетные счета работодателя в EPF и SOCSO, а также одновременно регистрирует его в системе EIS. Вы предоставляете данные о сотруднике и зарплате на этапе предложения о работе; SummitNext занимается оформлением, регулярными взносами и всей сопутствующей отчетностью с этого момента.

Кто несет ответственность в случае несвоевременной подачи установленной законом отчетности по заработной плате в Малайзии? Лицо, на которое оформлена регистрация, к которой относится подача отчетности. В рамках модели EOR (Employer of Record) это компания SummitNext, поэтому любые штрафы или риски несоблюдения требований в связи с несвоевременной подачей отчислений в EPF, SOCSO или PCB ложатся на SummitNext, а не на компанию-клиента, поскольку именно SummitNext является зарегистрированным номинальным работодателем.

В чем разница между payroll через employer of record и аутсорсингом расчета заработной платы? Аутсорсинг расчетных ведомостей обрабатывает цифры под вашими собственными существующими регистрациями. Заработная плата EOR выплачивается под регистрациями SummitNext, поскольку SummitNext является юридическим работодателем. Эта разница имеет наибольшее значение, если у вашей компании вообще нет малайзийского юридического лица для регистрации, так как передавать на аутсорс пока еще нечего.

Могу ли я запустить зарплатный проект через EOR для одного сотрудника или есть минимальная численность персонала? Достаточно и одного сотрудника. SummitNext не предъявляет требований к минимальной численности штата, поэтому при найме первого сотрудника в Малайзии применяется та же структура регистрации и отчетности, что и при масштабном расширении деятельности в регионе: взносы в EPF, SOCSO, EIS и налоги LHDN обрабатываются начиная с первой ведомости заработной платы.

Что компания SummitNext отправляет мне каждый месяц в рамках схемы payroll для EOR? Расчетный листок для сотрудника, а по окончании года — форма EA, суммирующая заработок и удержания за весь год. Сопутствующая предусмотренная законом отчетность (EPF, SOCSO, EIS и PCB) обрабатывается и подается без вашего участия, если только не требуется ваш ввод данных, например, при изменении льгот.

Заключение

Услуги по оформлению payroll через Employer of Record — это не просто стандартный расчет заработной платы с ярлыком EOR. Сам продукт заключается в регистрации: на имя SummitNext открыты счета EPF, SOCSO, EIS и LHDN, необходимые для вашего сотрудника в Малайзии, компания подает всю необходимую по этим счетам обязательную отчетность и несет комплаенс-риски, связанные с их владением. Ваша HR-команда продолжает управлять сотрудником; SummitNext продолжает управлять бумажной волокитой и стоящими за ней рисками. Прежде чем подписывать договор с любым провайдером, зафиксируйте порядок подачи отчетности в письменном виде, а не только стоимость услуг. Записаться на консультацию в SummitNext пройтись по тому, как будет выглядеть расчет заработной платы через EOR для вашего конкретного сотрудника.