Кто такой работодатель-регистрант и как он работает? Ваше полное руководство по глобальному найму

Работодатель с записью (EOR) — это сторонняя компания, которая становится официальным работодателем ваших зарубежных сотрудников, беря на себя расчет заработной платы, налоговую отчетность и соблюдение правил в области управления персоналом в их стране. Вы сохраняете полный контроль над их работой. EOR несет юридические риски.

Второе предложение — это то, что упускает большинство компаний. Они полагают, что EOR — это просто сервис по обработке заработной платы. Это не так. Когда вы работаете с EOR, название этой компании указано в трудовом договоре. Они являются официальным работодателем, а не вы.

Если вы когда-либо пытались нанять сотрудников в Малайзии, на Филиппинах или в Индонезии без зарегистрированной компании, вы знаете, что произойдет дальше: месяцы юридической подготовки, регистрационные расходы, превышающие пятизначные суммы, и объем работы по соблюдению нормативных требований, к которому ваша текущая команда не готова. EOR позволяет избежать всего этого.

Это руководство охватывает, как работает модель, чем она отличается от PEO и когда ее действительно имеет смысл использовать.

Как работает работодатель-рекордсмен?

Работодатель-представитель (EOR) выступает посредником между вами и вашим иностранным сотрудником, являясь официально признанным работодателем в этой стране. Вы говорите сотруднику, что делать. EOR берет на себя все, что делает эту работу юридически действительной в стране проживания сотрудника.

Конкретно: EOR подписывает местный трудовой договор, ведет ежемесячный расчет заработной платы в валюте сотрудника, удерживает подоходный налог, регистрирует его для обязательных взносов (EPF и SOCSO в Малайзии, SSS и PhilHealth на Филиппинах) и подает все необходимые отчеты в местные органы по труду. С вашей стороны вы подписываете договор об оказании услуг с EOR, оплачиваете единую ежемесячную плату, включающую валовую заработную плату плюс плату за услуги, и EOR перечисляет зарплату напрямую сотруднику.

Практический результат быстрее, чем большинство людей ожидают. Найм сотрудника в Куала-Лумпуре может быть осуществлен в течение недели при соблюдении всех норм. Без создания юридического лица. Без местного директора. Без отдельного банковского счета на рынке.

Трехсторонняя структура, простыми словами

Большая часть путаницы с моделью EOR возникает из-за непонимания того, кто за что отвечает. Вот как это распределение выглядит:

1. Вы (компания-заказчик): направляете работу, устанавливаете результаты, утверждаете табели учета рабочего времени и финансируете расчет заработной платы
2. EOR: подписывает трудовой договор, управляет соблюдением требований и несет юридическую ответственность как работодатель
3. Сотрудник: отчитывается вам ежедневно, но юридически трудоустроен у EOR

Разделение ответственности намеренное, а не случайное. SummitNext несет ответственность за HR: соблюдение законодательства, пособия по закону, обязательства по трудовому законодательству. Клиент сохраняет полную операционную ответственность: руководство, управление производительностью, ожидания по результатам. Это четкая граница. Региональные команды работают без "узких мест" HR, потому что эти две сферы не пересекаются.

Эта структура юридически признана в Юго-Восточной Азии и большинстве стран ОЭСР. Это не лазейка. Ее используют транснациональные корпорации. А также быстрорастущие компании, не имеющие местного присутствия и не планирующие его быстро создавать.

Что на самом деле покрывает EOR?

Большинство компаний, впервые сталкиваясь с моделью работодателя-заказчика, предполагают, что она охватывает только расчет заработной платы и ничего более. Такое предположение создает проблемы в дальнейшем, обычно когда возникает трудовой спор или проводится законодательная проверка.

EOR полного цикла управляет трудовыми отношениями от начала до конца. Местные и соответствующие законодательству договоры, составленные в соответствии с Законом о занятости 1955 года в Малайзии или Трудовым кодексом на Филиппинах, с правильными сроками уведомления, испытательными сроками и условиями увольнения. Обязательные установленные законом льготы: ежегодный отпуск, больничные, отпуск по беременности и родам, а также все применимые ставки отчислений. Документация по приему на работу, процедуры увольнения, которые не подвергают вас риску ответственности за необоснованное увольнение, и постоянное руководство по кадрам при изменении трудового законодательства.

Для клиентов SummitNext, управляющих командами в Малайзии, на Филиппинах и в Индонезии, это означает одного поставщика, берущего на себя обязательства по трудоустройству в рамках трех отдельных правовых систем, на трех языках. Никаких местных бухгалтеров, разбросанных по рынкам. Никакой спешки, когда ставка минимальной заработной платы меняется в середине года.

Компания, предоставляющая профессиональные услуги, перевела персонал из Юго-Восточной Азии на платформу SummitNext и за шесть месяцев сократила административные расходы на управление персоналом на 60%. Внутренняя HR-команда перестала отслеживать сроки подачи обязательной отчетности. Вместо этого сотрудники стали заниматься непосредственным управлением персоналом.

Именно это и продает модель. Не соответствие. Время.

EOR против PEO: различие, которое имеет значение

Многие компании, исследующие это направление, используют оба термина и считают их взаимозаменяемыми. Это не так, и выбор неправильного термина создает реальную структурную проблему.

Профессиональная организация работодателей (PEO) работает как совместный работодатель вместе с вашей компанией, но только в том случае, если ваша компания уже имеет зарегистрированное юридическое лицо в целевой стране. Вы разделяете обязанности работодателя. PEO не заменяет ваше юридическое лицо.

У EOR есть свои юридические лица в каждой стране, где он осуществляет деятельность. Вам не требуется местное присутствие. Юридическое лицо EOR является нанимателем.

Разложить на множители	КОЕ	ПЭО
Требуется местный субъект	Нет	Да
Официальный работодатель	КОЕ	Совместный (PEO + клиент)
Ответственность за соблюдение требований	EOR несет это	Поделись
Лучшее для	Выход на рынок, удаленный найм, тестирование новых рынков	Компании, уже зарегистрированные на местном уровне
Скорость найма	Дни	Недели в месяцы
Риск-экспозиция	Низкий	Умеренный

Если вы нанимаете первого сотрудника в стране, где у вас нет юридического лица, вам нужен EOR. PEO становится актуальной только тогда, когда вы уже зарегистрированы на месте и хотите получить административную поддержку HR.

Многие компании используют EOR для тестирования рынка, получения дохода, а затем создания собственной организации, когда на это будут достаточные основания. Такая последовательность имеет смысл. Регистрация юридического лица в течение четырех месяцев до того, как у вас появится первый платящий клиент на рынке, редко является разумной.

Четыре причины, по которым компании переходят на EOR

Работодатель модели записи решает конкретные проблемы. Компании, которые хорошо ее используют, как правило, сталкиваются по крайней мере с двумя из них одновременно.

Скорость. EOR может обеспечить полное трудоустройство нового сотрудника за 5-10 рабочих дней. Создание местного представительства в Малайзии или на Филиппинах обычно занимает 8-16 недель, а при наличии регуляторных очередей — еще дольше. Когда вы конкурируете за конкретного кандидата, недели имеют значение.

Структура затрат. Создание организации влечет за собой первоначальные юридические расходы, регистрационные сборы, требования к юридическому адресу, назначение директоров и ежегодные расходы на обязательный аудит, которые остаются неизменными независимо от того, есть у вас два сотрудника или двадцать. С помощью EOR все это превращается в предсказуемую ежемесячную плату за каждого сотрудника. SummitNext предлагает цены по четырем уровням, привязанным к уровню старшинства и функциональности, без минимального количества сотрудников. Один наем в Куала-Лумпуре обеспечивает ту же инфраструктуру соответствия требованиям, что и команда из 50 человек.

Регуляторный мониторинг вам не нужно делать самостоятельно. Малайзия скорректировала свою минимальную заработную плату в 2022 году и снова в 2023 году. Индонезийский закон о создании рабочих мест пересмотрел правила аутсорсинга в 2020 году с наложением штрафов за несоблюдение договоренностей. Филиппинское Министерство труда и занятости (DOLE) имеет сроки нормализации, которые почти каждый раз застают врасплох иностранных работодателей. EOR отслеживает все это. Вашей команде не нужно.

Выход без демонтажа. Если рынок окажется нежизнеспособным или удаленный сотрудник не оправдает ожиданий, вы сможете прекратить трудовые отношения, не ликвидируя юридическое лицо, на создание которого ушло несколько месяцев. Для компаний, находящихся на этапе тестирования рынка, такая гибкость ценнее, чем кажется на первый взгляд.

Создание региональной команды без региональных структур

Юго-Восточная Азия — это не единый рынок. Пять разных регулятивных сред, которые, по стечению обстоятельств, географически близки.

Малайзия работает в соответствии с Законом о занятости 1955 года, с отдельными положениями для полуостровной Малайзии, а также для Сабаха и Саравака, которые многие иностранные компании не учитывают. На Филиппинах действуют обязательные требования DOLE по нормализации, которые превращают подрядчиков в постоянных сотрудников через шесть месяцев, если отношения не оформлены должным образом. В Индонезии в 2020 году был переписан закон Omnibus, касающийся аутсорсинговых и контрактных работников, и с тех пор правоприменение ужесточилось.

Международный работодатель, имеющий действующие юридические лица и соответствующий кадровый потенциал во всех трех странах, позволяет вам нанимать сотрудников по одному и тому же процессу, получать счета в одном формате и соблюдать одни и те же стандарты соответствия, независимо от страны, в которой находится сотрудник. Вам не нужен отдельный поставщик кадровых услуг в Куала-Лумпуре, Маниле и Джакарте.

SummitNext сопоставляет каждую страну с языковым охватом и функциями: Малайзия — для английского, китайского (мандаринского) и bahasa Malaysia; Филиппины — для английского и тагальского; Индонезия — для bahasa Indonesia и английского. Для региональной операционной команды такая возможность имеет большее значение, чем обычно кажется в первом разговоре с поставщиком.

Практическая картина: англоговорящий руководитель финансового отдела в Куала-Лумпуре, группа поддержки, говорящая на тагальском языке, в Маниле и координатор логистики, говорящий на индонезийском языке, в Джакарте, — всё под одним договором на оказание услуг, одним ежемесячным счетом и без регистрации обособленных подразделений.

Когда привлечение EOR является правильным решением

Не каждая ситуация найма требует EOR. Но несколько требуют, и стоит уточнить, какие именно.

Выход на рынок — самый очевидный случай. Если вы впервые выходите на рынок Юго-Восточной Азии и еще не знаете, оправдает ли он создание постоянного представительства, EOR (Employer of Record) быстро предоставит вам сотрудников на месте. Вы генерируете местный доход, узнаете, сколько на самом деле стоят нормативные требования на практике, и принимаете решение о регистрации компании на основе фактических данных, а не прогнозов.

Второе — это малочисленный штат сотрудников в нескольких странах. Два сотрудника в Малайзии, один на Филиппинах, один в Индонезии: расходы на содержание трех отдельных юридических лиц трудно обосновать при таком масштабе. Одно соглашение EOR охватывает все три страны по одному договору.

Ограничения на сферу деятельности юридического лица обсуждаются реже, но встречаются чаще, чем ожидалось. Некоторые иностранные организационно-правовые формы в Юго-Восточной Азии ограничивают виды деятельности, которые может осуществлять компания, или категории нанимаемых ею сотрудников. Местная компания, действующая по модели EOR, может иметь более широкие полномочия, чем Ваша собственная иностранная организация.

Риск неправильной классификации подрядчика — четвертый. В Малайзии и Индонезии, в частности, грань между трудовыми отношениями и договором подряда имеет законодательную силу. Неправильная классификация влечет за собой ретроактивную выплату обязательных взносов и штрафы. EOR делает структуру занятости явной и соответствующей требованиям с самого начала, что полностью устраняет этот риск.

Если вы находитесь в точке принятия решения, изучите услуги EOR SummitNext для Юго-Восточной Азии, прежде чем приступать к оформлению документов.

Часто задаваемые вопросы

Работодатель записи простыми словами Работодатель-резидент (employer of record) — это компания, которая официально нанимает сотрудников от имени другого бизнеса в конкретной стране. Она занимается расчетом заработной платы, уплатой обязательных взносов и оформлением трудовых договоров в соответствии с местным законодательством, в то время как компания-клиент управляет сотрудниками на повседневной основе. Это позволяет компаниям нанимать сотрудников на международном уровне без необходимости создавать собственное местное юридическое лицо.

Как работает работодатель-заказчик для компании с одним зарубежным сотрудником? Это работает точно так же, как и для сотни сотрудников. EOR подписывает местный трудовой договор, ежемесячно ведет расчет заработной платы и управляет всеми обязательными платежами для этого одного человека. SummitNext не имеет минимального требования к численности персонала, поэтому один сотрудник, нанятый в Малайзии или на Филиппинах, получает полное соответствие всем требованиям с первого дня трудоустройства.

В чем реальная разница между EOR и PEO? Основное отличие заключается во владении организацией. EOR имеет собственные юридические лица в каждой стране и выступает в качестве единственного работодателя, поэтому клиентам не требуется местное присутствие. PEO совместно нанимает работников вместе с существующим местным юридическим лицом клиента. Если у вас еще нет организации в целевой стране, PEO вам не поможет. Вам нужен EOR.

Признается ли модель EOR юридически в Юго-Восточной Азии? Да. Структуры EOR (Employer of Record) юридически признаются в Малайзии, на Филиппинах, в Индонезии, Сингапуре и большинстве других юрисдикций Юго-Восточной Азии. EOR обладает необходимыми лицензиями на трудоустройство и заключает контракты, соответствующие местному трудовому законодательству. Его используют как глобальные предприятия, так и региональные компании, и это не является юридическим обходным путем.

Сколько стоит работодатель-представитель? Расходы зависят от поставщика и рынка. Большинство провайдеров EOR взимают ежемесячную плату за услуги за каждого сотрудника в дополнение к валовому окладу и установленным законодательством взносам. SummitNext структурирует сборы по четырем ценовым категориям, основанным на должности и функциях сотрудника. Нет минимальной платы за численность персонала и нет затрат на создание юридического лица. Для получения разбивку по конкретному рынку, свяжитесь с командой SummitNext.

Может ли сотрудник, нанятый через EOR, работать в офисе клиента? Да. Модель EOR не накладывает никаких ограничений на место фактической работы сотрудника. Он может работать удаленно, из коворкинга или непосредственно на территории клиента. SummitNext явно поддерживает работу на территории клиента, что является распространенной практикой для операционных, технических и вспомогательных должностей по всему региону.

Начинайте нанимать до того, как структура будет готова

Большинство компаний, откладывающих международный найм, ждут чего-то, чего не нужно получать в первую очередь. Юридическое лицо. Местный банковский счет. Юридический адрес.

EOR устраняет эту зависимость. Вы можете иметь законопослушного, штатного сотрудника в Малайзии или на Филиппинах в течение нескольких дней после подписания договора об оказании услуг, без необходимости иметь собственное юридическое лицо.

SummitNext охватывает Юго-Восточную Азию благодаря штатным HR-командам, выплате заработной платы в местной валюте и ценам, разделенным на четыре категории, которые подходят как для найма одного человека, так и для команды из пятидесяти человек. Если ваш бизнес готов к переезду, юридическая структура не должна вас замедлять.
Связаться с SummitNext чтобы получить региональную котировку и сроки.